Programma 10. Besturen in verandering van tijden

1. Wat willen we bereiken?

In de hoofdstukken tot zo ver hebben wij een aantal ontwikkelingen beschreven waar wij de komende jaren mee te maken krijgen. Van kleine aanpassingen tot grote ingrijpende maatschappelijke veranderingen.
Dit vraagt een professionele organisatie die de basis op orde heeft, strategisch schakelt op de grote opgaven, gesprekspartner is voor organisaties in de keten en collega overheden. Een organisatie die kwalitatief en kwantitatief op de juiste manier bemenst is en de schouders onder de opgaven van nu en morgen zet. Met volop aandacht voor robuuste en toekomstgericht IT, die de digitale transitie faciliteert, zorgt voor informatieveiligheid en standaardisatie om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te optimaliseren. Passend digitaal en aandacht voor vakmanschap.

We merken hierbij dat de organisatie nog steeds onder druk staat. Afgelopen begroting heeft u voor verschillende onderdelen in de organisatie incidenteel of structureel geld beschikbaar gesteld zowel voor de uitvoering als strategische slagkracht. Maar de druk is nog steeds hoog. We hebben nog steeds hoge ambities en het kost tijd om de gekregen middelen weg gezet te krijgen, zeker in COVID-19 tijden en met krapte op de arbeidsmarkt.

COVID-19 heeft geleid tot een herbezinning op ons kantoor concept. Wij hebben gekozen voor het hybride werkconcept, waarbij thuis en kantoor, digitaal en fysiek elkaar afwisselen, passend bij het werk dat gedaan wordt. Het vraagt een aanpassing van ons kantoor, de ICT faciliteiten en aanvullende vaardigheden van onze medewerkers om daadwerkelijk hybride te werken. In 2021 hebben we dit opgepakt en we ronden het in 2022 af.

2. Wat zijn de komende periode de belangrijkste speerpunten?

Modern werkgeverschap

We willen onze strategische slagkracht vergroten. Hiervoor hebben we vorig jaar bij de programmabegroting 2021 middelen gekregen. Op dit moment zijn alle medewerkers over gezet naar HR21, het functiewaarderingssysteem voor gemeenten dat ontwikkeld is in opdracht van de VNG, De volgende stap is het verbreden van een aantal functiefamilies op in ieder geval functieschalen 11 en 12. De eerder uitgevoerde benchmark van Berenschot bevestigde dat we aanzienlijk minder functies kennen op schaal 11 en 12 dan onze referentiegemeenten. Deze functies zijn tactisch – strategisch van aard en hiermee stellen we onszelf in staat onze strategische slagkracht te vergroten.
Waarom?

Oss groeit geleidelijk naar een 100.000 gemeente en hiervoor is een ambtelijke organisatie nodig die past bij deze omvang en onze ambities.
Oss wil een aantrekkelijk werkgever zijn en hiervoor is het noodzakelijk dat de ambtelijke organisatie in staat wordt gesteld haar werk goed te kunnen doen.
We willen een functiehuis dat past bij een gemeente van onze omvang, nu en in de toekomst.

Bij de behandeling van de Prioriteitennota 2021 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen over de 100.000 gemeente. Het college kreeg de opdracht een organisatie visie voor te leggen hoe het ambtelijk apparaat kan toegroeien naar een 100.000 gemeente. Onlangs heeft het college deze organisatie visie vastgesteld en naar de gemeenteraad verzonden.

Hybride werken: tOss

tOss (Thuis, Ontmoeten, Samenwerken, Stilte) staat voor de toekomstige manier van (samen)werken. het is ontstaan uit de maatschappelijke veranderingen gerelateerd aan COVID-19. Het bouwt voort op het koersdocument 3x3 en is een vliegwiel voor digitalisering. In 2020 en 2021 zijn diverse deelprojecten opgestart. Denk aan het faciliteren van thuiswerken en het digitaal werken en vergaderen.

Op dit moment werken we niet hybride: de eenzijdigheid van het thuiswerken is dominant. We ervaren daar de nadelen van: de korte lijnen zijn afstandelijk geworden, de toevallige ontmoetingen zijn er niet, volledig thuiswerken combineren met een gezinsleven levert stress op. We kijken uit naar de tijd dat corona niet langer onze wijze van werken bepaalt, maar we thuiswerken en op kantoor werken op een plezierige manier kunnen combineren.

Dat maakt dat de hoofdthema's voor 2022 de volgende zijn:

gedrag en de sociale component: met elkaar leren en ontdekken hoe we het hybride werken introduceren en onder de knie krijgen. Met daarbij aandacht voor de valkuilen waar we nu, in de eenzijdige fase van het thuiswerken, mee te maken hebben.
digitalisering: om hybride te werken zijn digitale vaardigheden van belang. We werken steeds meer en vaker met videotools, brainstormtools en de laptop, documenten delen en informatieveiligheid krijgen een steeds belangrijkere plek. digitaal vaardig is hierin steeds belangrijker.
Oss als werkgever: tOss heeft invloed op ons reiskostenbeleid, werktijden en locaties, thuiswerkfaciliteiten, maar ook gaat werving en selectie, het vertrek en inwerken van nieuwe medewerkers op een nieuwe, andere wijze
Kantoorinrichting: de kantoorinrichting is faciliterend aan de nieuwe manier van werken. Er zijn straks minder mensen op kantoor, we gaan meer thuis en hybride werken. We richten ons kantoor in op basis van werkinhoud en onze (maatschappelijke) opgaven. Vaste werkplekken verminderen we, de ruimten om te ontmoeten, samen te werken of in stilte te werken nemen toe.

Informatiebeveiliging: autorisatie management

Informatiebeveiliging heeft een absoluut centrale rol in de IT bedrijfsvoering. We zien dat cybercriminaliteit toeneemt en dat gebeurt op veel verschillende manieren, zoals via phishing mails, smsjes of telefoontjes, fake news-, en cyber aanvallen op collega gemeentes. We treffen technische maatregelen en zetten daarnaast in op het sociale aspect door een gemeentebrede bewustwordingscampagne.

Beveiligingsmaatregelen kunnen soms op gespannen voet staan met flexibiliteit, voorkomen van omwegen en onbekommerd werken. Toch voeren we een aantal maatregelen door als onderdeel van Identity en Access Management die ons weerbaar houden. En deze maatregelen helpen ons ook bij de verdergaande digitalisering en bij het voldoen aan de privacy wetgeving.

Data ondersteund werken

Vorig jaar hebben wij gezamenlijk de ambitie uitgesproken om ‘Verdergaand te digitaliseren’ en meer digitaliseren betekent ook dat we automatisch met steeds meer data te maken krijgen.
Niet alleen binnen de grenzen van onze organisatie gebeurt dit, maar ook daarbuiten met onze ketenpartners. Die data zijn waardevol omdat we daarmee onze dienstverlening, bedrijfsvoering, beleids- en besluitvormingsprocessen kunnen verbeteren. De kunst is nu om 'waarde' uit data te halen. Om meer data ondersteund te werken moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over hoe we;

Data inwinnen, opslaan, toegankelijk maken en beveiligen
Data rechtmatigheid toepassen (conform AVG)
Data combineren en daar de juiste conclusies uit trekken
Ethische vraagstukken leren herkennen, onderkennen en daar het gesprek over aan gaan
Beleid bepalen
Kennis en kunde organiseren (data teams en processen inrichten)

Er komen steeds meer data beschikbaar vanuit onze eigen primaire processen, vanuit sensoren, vanuit ketenpartners. De hoeveelheid data stijgt explosief en dat zal de komende jaren doorzetten. En vervolgens kunnen al deze data met elkaar in relatie worden gebracht en geanalyseerd.
Van al deze data kunnen we waardevolle informatie maken die inzicht geeft in de huidige situatie maar ons ook kan voorzien van meer voorspellende informatie. Hoe we hiermee omgaan, leggen we vast in een integrale data strategie, die we de komende maanden in gezamenlijkheid ontwikkelen en vervolgens programmatisch vormgeven. Daarin maken we ook inzichtelijk welke investeringen in mensen en middelen dit vraagt.

Technische integratie van data

Daarnaast vraagt dat gedreven werken een heroriëntatie op ons informatie landschap, beheer en architectuur. Het is werk dat zich vooral onder de motorkap bevindt, maar niet minder essentieel en ingrijpend.

Dienstverlening

In 2020/2021 is het Koersdocument dienstverlening opgesteld om tot een gezamenlijk beeld te komen van de Osse dienstverlening voor de komende jaren. Vrijwel tegelijkertijd heeft de Rekenkamer ook onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de dienstverlening van de Gemeente Oss. We hebben dit onderzoek eerst afgewacht. Dat heeft geleid tot de volgende speerpunten waar we organisatiebreed mee aan de slag gaan:

Het ontwikkelen van een organisatiebrede visie op gemeentelijke dienstverlening, het bepalen van doelstellingen en uitgangspunten die aansluitend ook op bestuurlijk niveau worden vastgesteld.
Starten met het ontwikkelen van een set algemene servicenormen , die domeinen/afdelingen verfijnen
Het verder gaan ontwikkelen van een monitoringssysteem om onze dienstverlening organisatiebreed te meten, gebaseerd op de visie (doelstellingen en uitgangspunten).
Het opzetten van een gezamenlijke gemeentebrede digitaliseringsagenda om toekomstig bestendige dienstverlening aan onze inwoners te kunnen bieden.

Daarnaast besteden we in 2022 aandacht aan de doorontwikkeling van gebiedsgericht werken en wijkzaken.

Samen Organiseren

Samen werken aan één krachtige lokale overheid: dat is hét antwoord van gemeenten in deze tijden van snelle digitalisering.
De burger raakt de weg kwijt, zo melden WRR en Nationale Ombudsman. Het roer moet om. Het moet eenvoudiger, sneller en beter. Nieuwe technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Bij steeds meer gemeenten komt het besef dat we de handen ineen moeten slaan en de krachten nog meer kunnen bundelen. Eén keer ontwikkelen, 352 keer toepassen.
We versnellen vernieuwing in de digitale dienstverlening. En we gebruiken daarbij een andere manier van werken: vernieuwende concepten worden één keer ontwikkeld om het uiteindelijk bij zoveel mogelijk gemeenten toe te passen. We brengen de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) op gang door samen te organiseren.
Hiermee kunnen we:

ruimte creëren voor lokaal maatwerk en autonomie
schaarse expertise en kennis bundelen
aanzienlijke efficiencyvoordelen realiseren
samen effectief en betrouwbaar zijn richting ketenpartners, rijk en marktpartijen.

Nadenken over positionering

Gemeenteraad

Jongerenraad
De Jongerenraad heeft een idee voor het organiseren van een motiemarkt. Het gaat erom dat Osse jongeren in gesprek gaan met raadsleden over goede ideeën voor Oss. Uiteindelijk zou dit kunnen leiden tot een aantal moties die samen met een of meerdere fracties zijn uitgewerkt en die ook echt in de raad aan de orde worden gesteld.

Verkiezingen
We willen de opkomst van de gemeenteraadsverkiezingen verhogen. De volgende verkiezingen zijn in maart 2022. We vinden het belangrijk dat de gemeenteraad een afspiegeling is van de samenleving.
Een aantal activiteiten in het kader van de gemeenteraadsverkiezingen komen eens per vier jaar terug. We willen voor de volgende activiteiten weer budget beschikbaar stellen:

Professionele inzet Social Media (o.a. promotiefilmpjes) t.b.v. verhogen opkomst (circa € 5.000)
Lokale stemhulp (circa € 10.000)
Het organiseren van een uitslagavond van de gemeenteraadsverkiezingen (circa € 5.000)

Daarnaast vraagt de raad, om net als bij de vorige gemeenteraadsverkiezingen, oog te hebben voor voldoende en goed zichtbare en toegankelijke stembureaus. Hierbij hoort ook het inrichten van bijzondere stembureaus zoals drive-thru.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
We stellen een verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning op. Een goede factieondersteuning is belangrijk voor de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De financiële consequenties verwerken we in de begroting.